Centro de Documentación

Guía completa para administradores, técnicos y usuarios.

Configuración de Telegram

1 Crear el Bot: Busca a @BotFather en Telegram. Envía /newbot, elige un nombre y obtén tu HTTP API Token.

2 Obtener Chat ID: Para recibir notificaciones en un grupo o canal:

  • Añade a tu bot al grupo deseado.
  • Busca el bot @userinfobot o @GetIDsBot y envíale un mensaje desde el grupo, o simplemente añade el bot al grupo y escribe algo.
  • El Chat ID suele ser un número largo (los de grupos empiezan con un guion, ej: -100123456789).
Importante: Sin el Chat ID correcto, el sistema no sabrá a dónde enviar las alertas de nuevos tickets.

WhatsApp Business API

Desk Service se integra con la API oficial de WhatsApp Cloud. Sigue estos pasos:

1 Crea una cuenta en Meta for Developers.

2 Crea una "App" de tipo Negocios y añade el producto WhatsApp.

3 Tokens: En el panel de WhatsApp, obtén el Token de acceso temporal (o configura uno permanente) y el Identificador de número de teléfono.

4 Webhook: Configura la URL de retorno que te proporciona Desk Service en la sección de Integraciones para recibir los mensajes de tus clientes.

Configuración de Correo (SMTP)

Envío de Notificaciones:

Configura tu servidor SMTP (Gmail, Outlook o propio) en Administración > Ajustes de Email:

  • Host: ej. smtp.gmail.com
  • Puerto: 587 (TLS) o 465 (SSL)
  • Cifrado: STARTTLS o SSL
Tip: Si usas Gmail, recuerda generar una Contraseña de Aplicación en tu cuenta de Google.
Email a Ticket (IMAP):

Para que los correos que recibes se conviertan en tickets automáticamente, activa la lectura IMAP con la misma configuración de servidor.

Guía de Uso de Tickets

Dentro de cada ticket, tienes las siguientes herramientas:

Respuestas Enriquecidas

Usa el editor para dar formato, insertar enlaces o imágenes en tus respuestas.

Adjuntos Multi-formato

Sube PDFs, imágenes o logs de error para documentar el caso.

Asignación de Técnicos

Asigna responsables principales y secundarios para trabajo colaborativo.

Historial de Actividad

Audita cada cambio de estado, prioridad o técnico asignado.

Gestión de Inventario IT

El módulo de inventario te permite llevar un control riguroso de los recursos tecnológicos de tu empresa:

  • Registro de Equipos: Laptops, desktops, servidores, periféricos, etc.
  • Asignación: Vincula cada equipo a un usuario o departamento específico.
  • Trazabilidad: Visualiza todos los tickets asociados a un equipo para detectar fallas recurrentes.
  • Estados: Controla si un equipo está Activo, En Reparación, En Bodega o De Baja.

Seguridad & 2FA

Desk Service prioriza la seguridad de tus datos. Recomendamos activar estas funciones:

1 2FA (Autenticación de Dos Factores): Activa el uso de Google Authenticator o Microsoft Authenticator desde tu perfil.

2 Sesiones Activas: Monitorea desde dónde se ha iniciado sesión en tu cuenta.

3 Logs de Auditoría: Los administradores pueden ver un historial detallado de acciones críticas realizadas en el sistema.

Base de Conocimiento

Reduce la carga de tickets creando una base de conocimientos robusta:

  • Artículos FAQ: Crea guías paso a paso para resolver problemas comunes.
  • Búsqueda Inteligente: Los usuarios verán sugerencias de artículos antes de crear un ticket.
  • Categorías: Organiza la información por departamentos o tipos de servicio.

Reportes & Analítica

Toma decisiones basadas en datos con nuestros módulos de reportes:

  • SLA Compliance: Porcentaje de tickets resueltos dentro del tiempo establecido.
  • Carga por Técnico: Distribución de trabajo entre tu equipo de soporte.
  • Exportación: Descarga reportes en Excel/PDF para presentaciones o auditorías externas.